Cod Ymarfer ar Fynediad i Wybodaeth i'r Cyhoedd

2il Argraffiad 2005

CYNNWYS

Cod Ymarfer ar Fynediad i Wybodaeth i'r Cyhoedd
Ceisiadau Am Wybodaeth
Esbonio'r Egwyddorion
Cysylltiadau

Annexes

Rhestr o Eithriadau

Sut byddwn ni'n cymhwyso prawf budd y cyhoedd a'r prawf niwed sylweddol i eithriadau

1 Cod Ymarfer ar Fynediad i Wybodaeth i'r Cyhoedd

1.1 Diben

Mae'r Cod Ymarfer hwn yn amlinellu:

yr egwyddorion sy'n llywio ein hymagwedd tuag at lywodraeth agored;
yr egwyddorion y byddwn yn eu dilyn i gyhoeddi gwybodaeth neu drefnu ei bod ar gael o wneud cais amdani; ac
o dan ba amgylchiadau gallwn ni gadw gwybodaeth yn ei hôl.

Mae hefyd yn dweud wrthych ble i chwilio am gyngor ynglyn â gwneud cais am wybodaeth ac yn atgyfnerthu:

ein hymrwymiad i lywodraeth agored; ac
ein bwriad i fod ar flaen y gad ym maes llywodraeth agored.

1.2 Cwmpas

Mae'r Cod Ymarfer hwn yn pennu'r egwyddorion y byddwn yn eu dilyn i fodloni ein hymrwymiadau a'n rhwymedigaethau o dan:

Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000, Deddf Diogelu Data 1998 a'r Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol, gan gynnwys hawliau mynediad i wybodaeth a'r categorïau gwybodaeth eithriedig a bennir yn y cyfreithiau hynny; ac
y codau ymarfer a'r arweiniad perthnasol a gyhoeddir gan adrannau'r llywodraeth a chan y Comisiynydd Gwybodaeth.

Nid yw'r Cod hwn yn creu hawliau i weld dogfennau.

1.3 Egwyddorion ein Hymagwedd at fod yn Agored

Rydym wedi ymrwymo i'r egwyddorion dilynol. Manylir arnynt yn Rhan 3:

Egwyddor 1 - Uchafu bod yn agored
Egwyddor 2 - Defnyddio iaith glir
Egwyddor 3 - Cynnal Cynllun Cyhoeddi
Egwyddor 4 - Cyhoeddi ar y rhyngrwyd
Egwyddor 5 - Parchu preifatrwydd, cyfrinachedd a'r gyfraith
Egwyddor 6 - Ymatebion cyflym a chynhwysfawr
Egwyddor 7 - Hawl i gwyno
Egwyddor 8 - Darparu gwybodaeth yn rhad ac am ddim

1.4 Statws

Nid yw'r Cod hwn yn gwrthwneud unrhyw ddarpariaethau cyfreithiol sy'n ei gwneud yn ofynnol datgelu gwybodaeth neu'n atal hynny.

Mae'r Cod hwn yn gymwys i wybodaeth a gedwir gan Gomisiwn Ffiniau Llywodraeth Lleol i Gymru. Seilir yr ymagwedd at fod yn agored a ddatgenir yn y Cod hwn ar yr un a gynhyrchwyd gan Gynulliad Cenedlaethol Cymru y mae'n ofynnol i Gyrff Cyhoeddus a Noddir gan y Cynulliad ei ddilyn lle bo'n bosibl.

Mae contractau rydym ni'n eu sefydlu â thrydydd partïon yn cynnwys yr un telerau sy'n llywodraethu datgelu gwybodaeth. Ystyrir datgelu gwybodaeth a ddarperir gan drydydd partïon os gofynnir amdani.

1.5 Adolygu'r Cod hwn

Byddwn yn adolygu'r Cod hwn i sicrhau ein bod yn parhau i fodloni'r gofynion cyfreithiol sy'n llywodraethu mynediad i wybodaeth.

2 Ceisiadau am Wybodaeth

2.1 Darparu Cyngor a Chymorth

Cyhyd ag y bo'n rhesymol ac yn bosibl, byddwn yn darparu cyngor a chymorth ynglyn â gwneud cais am wybodaeth. Rhoddir manylion cyswllt yn Rhan 4.

Mae gwybodaeth am y mathau gwahanol o wybodaeth rydym yn ei chyhoeddi ar gael ar ein gwefan ( www.cflll-cymru.gov.uk).

2.2 Gwneud Cais

Gallwch wneud cais am wybodaeth:

yn ysgrifenedig, gan gynnwys drwy ffacs neu e-bost;
drwy gysylltu â ni i ofyn am weld gwybodaeth benodol a gyhoeddwyd ac i wneud apwyntiad i'w gweld;
dros y ffôn neu'n bersonol:
- os na allwch chi wneud eich cais yn ysgrifenedig oherwydd anabledd neu am ryw reswm arall;
- os ydych yn gwneud cais am wybodaeth amgylcheddol
- os yw'n rhesymol i wneud hynny fel arall.

Os nad yw eich cais yn ysgrifenedig, mae'n bosibl ysgrifennwn atoch i gadarnhau pa wybodaeth y gofynnwyd amdani.

Wrth wneud cais am wybodaeth, rhaid i chi:

roi enw a chyfeiriad lle gellir anfon ymateb;
roi digon o fanylion i ni nodi pa wybodaeth sydd ei heisiau arnoch. Os nad yw eich cais yn cynnwys digon o fanylion i ni allu penderfynu pa wybodaeth sydd ei heisiau arnoch, byddwn ni'n ceisio eglurhad gennych chi;

Gallwch ddweud wrthym sut byddai'n well gennych dderbyn y wybodaeth. Er enghraifft:

copi o'r wybodaeth;
drwy archwilio'r wybodaeth; neu,
crynodeb o'r wybodaeth.

Pryd bynnag y bo'n rhesymol, byddwn yn darparu gwybodaeth ar y ffurf sydd orau gennych. Os na allwn wneud hyn, byddwn yn esbonio pam.

2.3 Pa Gyfraith sy'n Gymwys?

Nid oes angen i chi sôn am ba gyfraith sydd yn eich barn chi'n gymwys i'ch cais am wybodaeth. Byddwn yn casglu'r wybodaeth rydych yn chwilio amdani ac yn ei harchwilio i weld pa gyfreithiau sy'n gymwys ac yna yn eu cymhwyso. Efallai y bydd hyn yn golygu ein bod yn cymhwyso mwy nag un gyfraith i'ch cais.

Fe'ch anogir i fod mor fanwl gywir â phosibl yn eich cais; os nad ydych chi'n siwr beth i'w ddweud yn eich cais, gallwch ofyn i ni am gymorth. Os ydych chi'n dymuno, gallwch gyfyngu ar y wybodaeth rydych chi'n chwilio amdani.

3 Esbonio'r Egwyddorion

Egwyddor 1: Uchafu bod yn Agored

Byddwn ni mor agored ag y bo modd

Byddwn ni mor agored ag y bo modd gan atal gwybodaeth dim ond os yw'n dod o fewn un o'r categorïau eithriedig yn Atodiad A neu oherwydd y byddai ei ddatgelu yn torri unrhyw ddarpariaeth gyfreithiol arall. Mae Atodiad A hefyd yn dangos, ar gyfer pob eithriad, a fyddwn yn cymhwyso prawf budd y cyhoedd neu'r prawf niwed sylweddol neu'r ddau.
Mae Atodiad B yn dangos sut y cymhwysir y profion hynny.
Bydd ein staff yn derbyn arweiniad a hyfforddiant ar uchafu bod yn agored.
Byddwn ni'n ceisio cyfleoedd i gyhoeddi gwybodaeth yn barhaus, oni bai ei bod yn eithriedig o dan y cod hwn.
Cyhoeddir cofnodion ein cyfarfodydd (heblaw am eitemau eithriedig) ar y Rhyngrwyd yn www.cflll-cymru.gov.uk. Cyhoeddir y cofnodion yn y Gymraeg a'r Saesneg, a byddant ar gael yn fuan ar ôl iddynt gael eu cadarnhau yn ein cyfarfod nesaf (ar yr amod nad ydynt yn datgelu gwybodaeth sydd i'w chyhoeddi mewn adroddiad Adolygu yn y dyfodol).

Egwyddor 2: Defnyddio Iaith Glir

Byddwn yn cyflwyno ein busnes mewn iaith glir, yn unol â'n polisïau dwyieithog a chan ystyried anghenion gwahanol

Byddwn yn defnyddio iaith eglur, niwtral o ran y rhywiau wrth ddelio â'r cyhoedd.
Ein nod fydd cynhyrchu dogfennau cryno, hawdd eu darllen a byddwn ni'n osgoi defnyddio print mân.
Byddwn ni'n cynhyrchu dogfennau yn Gymraeg ac yn Saesneg yn unol â'n Cynllun Iaith Gymraeg.
Byddwn ni'n parchu anghenion amrywiol y sectorau gwahanol o'r gymuned.

Egwyddor 3: Cynnal Cynllun Cyhoeddi

Byddwn yn cynnal Cynllun Cyhoeddi

Mae'r Cynllun Cyhoeddi yn datgan ein hymrwymiad i drefnu bod gwybodaeth ar gael i'r cyhoedd ac yn nodi:

y wybodaeth rydym yn addo ei chyhoeddi fel rhan o'r drefn;
sut bydd y wybodaeth hon yn cael ei chyhoeddi;
a yw'r wybodaeth ar gael am ddim ai peidio.

Cyhoeddir y Cynllun ar ein gwefan ar www.cflll-cymru.gov.uk.
Gall pobl heb fynediad i'r Rhyngrwyd ddarllen y cynllun, a llawer o'r dogfennau a restrir ynddo, mewn unrhyw Lyfrgell Cyswllt Gwybodaeth neu yn ein swyddfa yng Nghaerdydd. Mae croeso i bobl alw heibio'n bersonol. Ceir Llyfrgelloedd Cyswllt Gwybodaeth ledled Cymru.
Byddwn hefyd yn darparu copïau o'r Cynllun pan wneir cais.

Egwyddor 4: Cyhoeddi ar y Rhyngrwyd

Byddwn yn cyhoeddi gwybodaeth ar y Rhyngrwyd

Mae ein gwefan yn cynnwys gwybodaeth sy'n dod o fewn y categorïau a restrir yn ein Cynllun Cyhoeddi.
Byddwn yn darparu gwefan ddwyieithog yn unol â'n rhwymedigaethau statudol a'n polisïau ar ddefnyddio'r Gymraeg a'r Saesneg.
Byddwn ni'n cyhoeddi cofnodion ein cyfarfodydd ar ein gwefan. Mae hyn yn cynnwys cofnodion ein Pwyllgor Archwilio.
Bydd ein gwefan yn cydymffurfio â safonau rhyngwladol a chenedlaethol ar gyfer hygyrchedd.
Bydd ein gwefan yn darparu cyfleusterau chwilio a manylion cyswllt ar gyfer ymholiadau pellach ynglyn ag argaeledd gwybodaeth.

Egwyddor 5: Parchu Preifatrwydd, Cyfrinachedd a'r Gyfraith

Byddwn yn parchu preifatrwydd personol, dyletswydd cyfrinachedd, a'r holl gyfreithiau sy'n llywodraethu rhyddhau gwybodaeth

Cyn i ni ymateb i gais a fydd yn cynnwys datgelu gwybodaeth am rywun y bydd datgelu'n debygol o effeithio ar eu buddiannau, fel arfer byddwn yn ymgynghori â nhw i sicrhau bod unrhyw ddatgeliad yn cydymffurfio â'r gyfraith.
Mae enghreifftiau o ddeddfwriaeth sy'n dod o dan yr egwyddor hon yn cynnwys Deddf Cyfrinachau Swyddogol 1989, Deddf Diogelu Data 1998, Deddf Hawliau Dynol 1998, y Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol, a Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000. Enghraifft arall yw'r gyfraith difenwad.

Egwyddor 6: Ymatebion Cyflym a Chynhwysfawr

Byddwn yn darparu ymatebion cyflym a chynhwysfawr i geisiadau am wybodaeth

Byddwn ni'n anfon gwybodaeth rydych chi'n gwneud cais amdani ac nad yw'n eithriedig atoch yn gyflym ac o fewn terfynau amser cyfreithlon ym mhob achos.
Efallai y byddwn yn anfon y wybodaeth mewn nifer o rannau i sicrhau eich bod chi'n derbyn cymaint ohoni â phosibl cyn gynted â phosibl.
Ein targed ar gyfer ymateb i gais am wybodaeth fydd 15 diwrnod gwaith. Ystyr "Diwrnod Gwaith" yw unrhyw ddydd heblaw dydd Sadwrn, dydd Sul, Dydd Nadolig, Dydd Gwener y Groglith neu ddiwrnod sy'n wyl banc. (Mae Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 yn darparu amserlen statudol gyffredinol o 20 niwrnod gwaith ar gyfer ymateb i gais am wybodaeth. Mae hefyd yn darparu y gellir estyn hyn i 60 diwrnod gwaith o dan rai amgylchiadau. Fodd bynnag, ble bynnag a phryd bynnag y bo modd, ein nod fydd ymateb o fewn 15 diwrnod gwaith).
Os oes angen ein cymorth arnoch i wneud cais, byddwn yn ysgrifennu atoch am gadarnhad ein bod wedi deall eich cais yn iawn ac fel bod gennych chi gofnod o'ch cais.
Bydd unrhyw wybodaeth rydym yn ei datgelu yn yr iaith rydym yn cadw'r wybodaeth ynddi.
Os ydym yn derbyn cais yn Gymraeg neu yn Saesneg, bydd llythyr cyflwyno ein hymateb yn yr un iaith â'r cais.
Os cawn gais am wybodaeth mewn iaith heblaw Cymraeg neu Saesneg bydd llythyr cyflwyno ein hymateb, lle bo'n ymarferol, yn yr iaith honno.
Nid oes rhaid i ni gael gafael ar wybodaeth nad ydym yn ei chadw. Os ydym o'r farn bod awdurdod cyhoeddus arall yn cadw ychydig o'r wybodaeth neu'r wybodaeth i gyd, byddwn yn ymgynghori â nhw a chi ynglyn â throsglwyddo'ch cais. Byddwn yn trosglwyddo'r cais os ydych yn cytuno, ac os nad ydych yn cytuno, byddwn ni'n rhoi manylion cyswllt yr awdurdod cyhoeddus arall i chi.
Byddwn ni mor agored a chymwynasgar ag y bo modd bob tro ond byddwn ni, lle bo'n briodol, yn ymdrin â cheisiadau blinderus ac ailadroddus yn unol â'r gyfraith.
Os byddwn yn gwrthod anfon gwybodaeth atoch, byddwn yn anfon llythyr gwrthod o fewn yr amserlen gyfreithlon ac yn dweud wrthych am ein gweithdrefn gwyno (gweler Egwyddor 7).

Egwyddor 7: Hawl i Gwyno

Byddwn yn darparu hawl i gwyno lle na fydd aelod o'r cyhoedd yn fodlon â'r ymateb a dderbyniwyd

Pan fyddwn yn gwrthod darparu gwybodaeth, bydd yr hysbysiad o'r ffaith honno'n cynnwys manylion am ein gweithdrefn gwyno ffurfiol, a nodir yn ein Cod Ymarfer ar Gwynion. Gellir dod o hyd i'r Cod ar y Rhyngrwyd ar www.cflll-cymru.gov.uk. Mae copïau caled a chyngor ar gael o'n Swyddog Cwynion - ffôn (029) 2039 5031: cyfeiriad e-bost cflll.cymru@wales.gsi.gov.uk.
O dan baragraff 2.3 o'n Cod Ymarfer ar Gwynion, ac yn unol â'r egwyddorion a gyflwynir yn y Cod hwnnw, ymchwilir i unrhyw gwyn na ddarparwyd gwybodaeth a ddylai fod wedi ei darparu. Mae'r Cod yn esbonio y dylai'r gwyn, fel arfer, gael ei chyflwyno yn y lle cyntaf i'r person a ymatebodd i'r cais. Wedi hynny, fe'i hymchwilir yn unol â'r egwyddorion a gyflwynir ym mharagraff 2.4 o Ran 2 o'r Cod hwnnw.
Os ydych chi yn anfodlon â'r canlyniad o hyd, ar ôl defnyddio ein gweithdrefnau cwyno, gallwch gyfeirio'r gwyn naill ai at y Comisiynydd Gwybodaeth neu Ombwdsmon Gweinyddiaeth Cymru. Fel arfer, byddant yn disgwyl eich bod wedi rhoi cais ar ein gweithdrefnau cwyno ni cyn y byddant hwythau'n ymchwilio i'ch cwyn.

Egwyddor 8: Darparu Gwybodaeth yn Rhad ac am Ddim

Byddwn yn darparu gwybodaeth yn rhad ac am ddim lle bo'n bosibl

Os gallwn, ein nod yw osgoi codi tâl ac, os na allwn, i gadw'r costau mor isel â phosibl. Byddwn ni'n defnyddio'n disgresiwn wrth benderfynu codi tâl ai peidio, hyd yn oed os oes gennym hawl gyfreithiol i godi tâl.
Efallai y byddwn ni'n adolygu'r egwyddor hon yng ngoleuni profiad.
Mae'r ddeddfwriaeth yn caniatáu i ni godi tâl os bydd cost cydymffurfio â chais am wybodaeth yn fwy na swm priodol. O dan Reoliadau Rhyddid Gwybodaeth a Diogelu Data (Terfyn a Ffioedd Priodol) 2004 gosodwyd swm o £600 fel 'swm priodol' ar gyfer llawer o gyrff cyhoeddus gan gynnwys y Comisiwn.

4 Cysylltiadau

4.1 Gwneud ceisiadau

Gellir gwneud ceisiadau am wybodaeth, cyhoeddiadau, cyngor neu gymorth yn ysgrifenedig i'n swyddfa, sef:

Comisiwn Ffiniau Llywodraeth Lleol i Gymru

Tŷ Caradog

1-6 Plas Sant Andreas

Caerdydd

CF10 3BE

Gallwch ddefnyddio'r ffôn: 02920395031, y ffacs: 02920 395250 neu'r e-bost: cflll.cymru@wales.gsi.gov.uk

4.2 Cynllun Cyhoeddi

Gellir cael ein Cynllun Cyhoeddi o'n swyddfa, ac mae ar gael ar ein gwefan hefyd ar:

www.cflll-cymru.go.uk/publications/publication_scheme_e.htm

Mae'r fersiwn diweddaraf o'n Catalog o Gyhoeddiadau ar gael o'n swyddfa hefyd, ac ar ein gwefan ar:

www.cflll.cymru.gov.uk/publications/publication_catalogue.pdf

4.3 Cwynion

Gallwch gael cyngor am ein gweithdrefnau cwyno oddi wrth y Swyddog Cwynion (manylion cyswllt fel uchod).

4.4 Ein gwefan

Ein gwefan yw www.cflll.cymru.gov.uk

6/9/2005