COMISIWN FFINIAU LLYWODRAETH LEOL I GYMRU

7 CHWEFROR 2006 YN NHŶ CARADOG, CAERDYDD

Yn bresennol:

Y Comisiwn

Mrs Susan Smith (Cadeirydd), Mr. J E Davies (Dirprwy Gadeirydd), Mr Dennis Roberts (Aelod)

Ysgrifenyddiaeth

Mr Edward Lewis (Ysgrifennydd), Mr Steve Halsall, Mr Dave Carr

DATGAN BUDDIANNAU

Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau newydd.

1. COFNODION CYFARFOD Y COMISIWN A GYNHALIWYD AR 30 TACHWEDD 2005

1.1 Cytunwyd ar y rhain yn amodol ar fân ddiwygiadau ac ailddrafftio paragraff 4.1.

2. MATERION YN CODI

2.1 Materion Merlin

2.1.1 Adroddwyd bod Merlin bellach wedi datrys y prif faterion gyda'r rhwydwaith. Fodd bynnag, roedd rhai mân faterion yn parhau mewn perthynas â gwifro'r brif swyddfa. Roedd trafodaethau'n parhau gyda Merlin yn hyn o beth.

2.2 Meddalwedd Cyfrifo

2.2.1 Rhoddodd yr Ysgrifennydd wybod bod Merlin wedi gosod y meddalwedd cyfrifo ar weithfannau'r Comisiwn. Fodd bynnag, nid oeddent eto wedi datrys y mater o ran sut i osod y meddalwedd ar weinydd y Comisiwn. Mae trafodaeth gyda Merlin yn parhau ynghylch hyn.

2.3 Datganiadau Rheoli a Memorandwm Ariannol (DRhMA)

2.3.1 Adroddodd yr Ysgrifennydd bod y newidiadau a awgrymwyd gan y comisiwn i'r DRhMA wedi'u trosglwyddo i Swyddfa Gydymffurfiaeth y Cynulliad (SGC) trwy'r adran noddi. Ar y pryd, roedd SGC yn ystyried ac yn ymgynghori ynghylch y newidiadau arfaethedig. Cytunwyd y byddai copi o'r DRhMA gwreiddiol yn cael ei anfon at Mr Roberts.

2.4 Arolygon Etholiadol

2.4.1 Rhoddodd yr Ysgrifennydd wybod i'r Comisiynwyr bod llythyr bellach wedi'i gytuno arno ac wedi'i anfon at y Gweinidog Llywodraeth Leol. Cytunwyd y byddai copi o'r llythyr yn cael ei ddosbarthu i'r holl Aelodau.

2.5 Cynllun Gweithredol 2006-07

2.5.1 Nododd yr Ysgrifennydd bod yr adran noddi bellach wedi cadarnhau cyllideb y Comisiwn ar gyfer 2006-07. Yn eu cyfarfod diweddar gyda'r Ysgrifenyddiaeth, roedd yr adran noddi wedi awgrymu newidiadau i'r cynllun gweithredol. Byddai'r Ysgrifenyddiaeth yn cysylltu â'r adran noddi mewn perthynas â'r newidiadau angenrheidiol a byddai fersiwn ddrafft o'r cynllun gweithredol newydd yn cael ei dosbarthu i Aelodau cyn gynted ag yr oedd ar gael.

2.6 Gwefan

2.6.1 Adroddodd Mr Halsall bod y wefan newydd yn weithredol erbyn hyn ond bod rhai gwelliannau pellach angen eu gwneud o hyd mewn perthynas â bodloni canllawiau hygyrchedd.

2.7 Cynghorau Cymuned

2.7.1 Diweddarodd yr Ysgrifennydd y Comisiynwyr ar y sefyllfa bresennol:

Byddai cyfarfod arall yn cael ei gynnal gyda swyddogion Rhondda Cynon Taf a'r adran noddi mewn perthynas â gofynion arolwg cymunedol y Cyngor;
Roedd Conwy yn dal i fod yn y broses o baratoi i wneud cyflwyniad i'r Cynulliad;
Roedd Wrecsam wedi cyflwyno eu gofynion arolwg cymunedol i'r Cynulliad;
Roedd cyfarfod gyda Chaerffili wedi'i drefnu ar gyfer mis Mawrth 2006;
Disgwylid y byddai Powys yn cwblhau eu harolygon cymunedol erbyn yr Hydref 2006; ac
Roedd Bro Morgannwg wedi cysylltu â'r Comisiwn i geisio cyngor ar anghysondeb o ran ffin gymunedol. Gwnaethant ofyn hefyd am gyfarfod gyda'r Comisiwn i drafod arolygon Cymunedol posibl.

3. COD CWYNION

3.1 Adroddwyd bod y Cynulliad wedi cyhoeddi fersiwn ddiwygiedig o'u cod cwynion a bod ystyriaeth yn cael ei rhoi i ailddrafftio cod cwynion y Comisiwn yn unol â hynny.

3.2 Ystyriwyd gan fod cod y Comisiwn yn caniatáu ar gyfer cyfeirio cwynion at yr adran noddi yn y pen draw, yna byddai hyn yn eu gosod nhw o dan god y Cynulliad yn awtomatig. Nodwyd nad oedd cod y Comisiwn yn cynnwys cyfeiriad ar gyfer cysylltu, y dylid anfon cwynion iddo. Cytunwyd bod cod cwynion y Comisiwn yn ymdrin â'r gofynion yn ddigonol ond y dylai cyfeiriad ar gyfer cysylltu gael ei ychwanegu ar ddiwedd paragraff 2.3.

4. PROSIECT FFINIAU WARDIAU CYMUNEDOL

4.1 Adroddodd Steve Halsall bod cam cyntaf y prosiect, sef sganio'r mapiau trefn, wedi'i gwblhau ac mai cam nesaf y prosiect oedd dal data'r ffiniau yn ddigidol. Roedd y cam hwn wedi'i ohirio tan 2006/07 yn sgil cyfyngiadau ar y gyllideb ac roedd gofidiau wedi codi y byddai'r prosiect yn cael ei oedi i'r pwynt lle na fyddai gan y Comisiwn y data gorffenedig mewn pryd ar gyfer dechrau'r arolygon etholiadol a oedd ar ddod. Felly, penderfynodd wneud rhywfaint o'r gwaith yn fewnol a hyd yma, roedd wedi dal data ar gyfer ffiniau wardiau ar gyfer 10 o'r 22 o brif awdurdodau. Amcangyfrifid y gallai'r data ar gyfer pob prif awdurdod gael ei gwblhau erbyn yr hydref 2006.

4.2 Fodd bynnag, roedd yna anfantais fach, sef nad oedd y data a ddaliwyd yn fewnol mor gywir a phe byddai wedi cael ei ddal yn broffesiynol. Roedd ansawdd y data mewnol yn ddigonol ar gyfer gofynion gwaith arolwg etholiadol y Comisiwn ond ni fyddai o safon ddigonol i'w defnyddio gyda mapio manylach fel MasterMap yr Arolwg Ordnans. Gan gymryd y cytunid y byddai'r gwaith o ddal y data yn fewnol yn parhau, byddai modd o hyd uwchraddio'r data i'r fanyleb uwch yn nes ymlaen. Hwyrach ei bod yn bosibl hyd yn oed i awdurdodau lleol ymgymryd ag uwchraddio'r data ar gyfer eu hardaloedd.

4.3 Cytunwyd y dylai'r gwaith i ddal y data yn fewnol ar y fanyleb is barhau ac ar ôl iddo gael ei gwblhau, y gellid cynnal ymarfer i gael gweld a oedd gofyn i'r data gael ei uwchraddio i'r fanyleb uwch. Cytunwyd ar y pwynt hwnnw, petai angen mwy o waith, y dylid cysylltu â Chymdeithas Llywodraeth Leol Cymru i weld a fyddent mewn sefyllfa i gynorthwyo â'r prosiect.

5. RHESTR WIRIO CYLLID

5.1 Rhoddodd yr Ysgrifennydd wybod bod y rhestr wirio wedi'i dosbarthu gan y Cynulliad i atgoffa CCNCau o feysydd lle gallai methiannau ddigwydd mewn rheolaeth ariannol. Ymdrinnid â'r rhan fwyaf o'r pwyntiau a restrwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru fel rhan o'u harchwiliad blynyddol o'r Comisiwn. Nododd y Comisiwn y rhestr wirio gan ofyn i'r Ysgrifenyddiaeth barhau i weithredu o fewn ei ganllawiau.

6. ADRODDIAD Y GYLLIDEB - TRYDYDD CHWARTER 2005-06

6.1 Nododd y Comisiwn y sefyllfa ar gyfer trydydd chwarter 2005-06 a ddangosai warged gyffredinol yn y gyllideb ar gyfer y cyfnod hwnnw. Nodwyd er bod nifer o gyllidebau ar hyn o bryd mewn diffyg ar ddiwedd y trydydd chwarter, yr amcangyfrifid y byddai'r rhain yn dychwelyd i warged bach erbyn diwedd y flwyddyn.

6.2 Adroddodd y Rheolwr Cyllid er yr amcangyfrifid erbyn diwedd y flwyddyn y byddai gwariant y Comisiwn o fewn eu cyllideb flynyddol ar sail croniadau, amcangyfrifid hefyd y byddai gwariant yn fwy na'r gyllideb ar sail arian. Roedd hyn yn sgil dau ffactor:

Byddai gwariant ar sail croniadau ar gyfer y flwyddyn ond yn gadael gwarged bach yn y gyllideb; a
Chroniad mawr ar gyfer 2004-05 mewn perthynas â'r prosiect mapio wardiau cymunedol na ellid ei dalu tan 2005-06, ac felly'n cael ei gynnwys yn y gwariant arian ar gyfer 2005-06.

6.3 Nododd y DRhMA ei bod yn ofynnol i'r Comisiwn roi gwybod i'r Cynulliad cyn gynted ag y bo modd petai'n dod i'r amlwg bod gwariant yn debygol o fod yn fwy na'r ddarpariaeth gymeradwy. Roedd yr adran noddi wedi cael gwybod am y gorwariant arian tebygol ac roedd eu cymeradwyaeth yn cael ei geisio. Fodd bynnag, roedd rhywfaint o ddryswch ynghylch a oedd cyllideb y Comisiwn ar gyfer 2005-06 yn cynnwys cronfeydd a drosglwyddwyd o 2004-05 i ddiwallu cost croniadau. Cytunwyd y byddai'r Rheolwr Cyllid yn ceisio eglurhad ar y pwynt hwn gydag Archwiliad Mewnol ac yn asesu ymhellach sefyllfa ariannol y Comisiwn ar sail eu cyngor.

7. AMCANGYFRIF O WARIANT 2006/07

7.1 Rhoddodd yr Ysgrifennydd wybod i'r Comisiynwyr ers i'r papur hwn gael ei gyhoeddi, y darganfuwyd y byddai cytundebau les (MOTOau) yn cael eu hailddrafftio ar gyfer holl breswylwyr llai o faint Ty Caradog. Byddai'r MOTOau newydd yn rhoi mwy o gyfrifoldeb ar y landlord i adnewyddu swyddfeydd preswylwyr llai o faint ond byddai'n arwain at ffioedd chwarterol uwch.

7.2 Nododd y Comisiwn y cynllun cyllideb arfaethedig ar gyfer 2006-07. Cytunwyd y dylid gohirio'r gwaith arfaethedig o ailaddurno swyddfeydd y Comisiwn ac ailasesu'r angen i ymgymryd â'r gwaith pan fyddai'r newid yng nghyfrifoldebau'r landlord a phreswylwyr Ty Caradog wedi cael ei gadarnhau.

8. AROLWG O'R FFIN RHWNG CYMUNEDAU DYFFRYN CLYDACH A BLAENHONDDAN - CYNRYCHIOLAETHAU A DDERBYNIWYD MEWN YMATEB I'R CYNIGION DRAFFT

8.1 Ystyriodd y Comisiwn y cynrychiolaethau a dderbyniwyd. Nodwyd nad oedd mwyafrif sylweddol o blaid newid i'r ffin. Nodwyd hefyd bod nifer o gynrychiolaethau yn cyfeirio at yr afon, yr oedd y ffin bresennol yn ei dilyn, gan ei fod yn fwy diffiniedig na llinell y ffin arfaethedig. Adroddodd yr Ysgrifenedig iddo gael gwybodaeth a oedd yn nodi y byddai Cyngor Bwrdeistref Sirol Castell-nedd Port Talbot yn tynnu ymaith y rhwystrau i draffig yn yr ardal er nad oedd wedi cael cadarnhad o hyn gan y Cyngor.

8.2 Cytunwyd y byddai'r Ysgrifennydd yn ysgrifennu at Gyngor Bwrdeistref Sirol Castell-nedd Port Talbot i gadarnhau a oedd y rhwystrau i draffig wedi'u tynnu ymaith. Ar ôl ystyried yr holl gynrychiolaethau, cytunwyd y dylai adroddiad y Cynigion Terfynol argymell peidio â newid y ffin bresennol o gwbl. Cytunwyd, gan na fyddai cyfarfod yn cael ei gynnal ym mis Mawrth, y byddai'r drafft o adroddiad y Cynigion Terfynol yn cael ei ddosbarthu i'r aelodau i'w gymeradwyo drwy'r e-bost.

9. CYNLLUNIO RHEOLI ASEDAU

9.1 Nododd y Comisiwn y cynllun drafft a chytunwyd y dylai gael ei adolygu bob blwyddyn mewn cydweithrediad â'r cynllun gweithredol.

10. UNRHYW FATER ARALL

10.1 Adroddwyd y byddai seminar ar Wasanaethau Cyhoeddus i Gymru'n cael ei gynnal yn Stadiwm y Mileniwm ym mis Mai. Cytunwyd na fyddai angen i Aelodau fynychu.

10.2 Cytunwyd y byddai'r Ysgrifennydd yn llunio nodiadau gwybodaeth ar gyfer y cyfarfod cyswllt rhyng-gomisiwn ac y byddai'r nodiadau hyn yn cael eu dosbarthu i'r holl Aelodau.

10.3 Cadarnhaodd yr Ysgrifennydd bod Adroddiad o Benderfyniad Gweinidog Llywodraeth Leol y Cynulliad yn cymeradwyo prosiect ymchwil i rôl a swyddogaeth aelodau etholedig wedi'i ddosbarthu i Aelodau yr wythnos gynt. Nododd yr Aelodau gynnwys yr adroddiad.

10.4 Adroddodd yr Ysgrifennydd bod cynrychiolydd o Undeb Gwasanaethau Cyhoeddus a Masnachol wedi cysylltu ag ef mewn perthynas â chynrychiolaeth undeb ar gyfer y staff a gyflogir yn uniongyrchol gan y Comisiwn. Byddai hyn yn gofyn am gytundeb ffurfiol y byddai'r Comisiwn yn cydnabod yr undeb. Cytunwyd y byddai'r Comisiwn yn cydnabod yr undeb i alluogi staff a gyflogir yn uniongyrchol i ddod yn aelodau o'r undeb petaent yn dymuno gwneud hynny.

10.5 Dywedodd yr Ysgrifennydd y byddai'r adran noddi yn gofyn am ddisgrifiadau swydd ar gyfer Comisiynwyr ar gyfer y cylch penodi nesaf. Cytunwyd i roi'r dogfennau angenrheidiol i'r adran noddi. Atgoffodd yr Ysgrifennydd yr Aelodau y byddai angen i'r Cadeirydd ddarparu asesiadau diweddar ar gyfer y Dirprwy Gadeirydd a'r Aelod. Nodwyd hyn.

10.6 Adroddodd yr Ysgrifennydd i gyfarfod cyswllt chwarterol gyda'r adran noddi gael ei gynnal y diwrnod cynt. Gofynnodd yr adran noddi i'r Comisiwn wneud dau newid i'w weithdrefnau presennol ar gyfer cyhoeddi adroddiadau. Roeddent yn ystyried y byddai o gymorth wrth ddrafftio gorchmynion petai'r Comisiwn yn cadw eu hadroddiadau drafft o gynigion ar eu gwefan yn ogystal â'u hadroddiadau terfynol o gynigion yn hytrach na disodli'r adroddiad drafft o gynigion â'r adroddiad terfynol o gynigion fel y gwneid yn awr. Cytunwyd y byddai'r Comisiwn yn cadw eu hadroddiadau drafft o gynigion ar eu gwefan hyd nes i'r gorchymyn perthnasol ar gyfer yr arolwg gael ei gwneud. Holodd yr adran noddi a fyddai'n bosibl i'r Comisiwn roi disgrifiadau testun iddynt o ffiniau diwygiedig yn ogystal â map ar gyfer cynigion terfynol. Roeddent yn ystyried y byddai hyn o gymorth gan fod y mapiau a ddefnyddid ganddynt ar gyfer eu gorchmynion yn ddu a gwyn a heb fod mor fanwl â mapiau'r Comisiwn ac felly'n agored i'w camddehongli. Ystyriai'r Comisiwn y byddai'n anodd rhoi disgrifiadau testun o ffiniau arfaethedig a'i bod hi'n bosibl camddehongli disgrifiadau testun hefyd. Cytunwyd na fyddai'r Comisiwn yn darparu disgrifiadau testun o'u ffiniau arfaethedig ond y byddent yn parhau i ddiffinio'r ffin trwy ddefnyddio mapio ar raddfa fawr.

11. DYDDIAD Y CYFARFOD NESAF

11.1 Trefnwyd dyddiad y cyfarfod nesaf ar gyfer dydd Iau 27 Ebrill 2006. Cytunwyd y byddai cyfarfod y Pwyllgor Archwilio'n cael ei gynnal hefyd ac felly y byddai'r cyfarfod yn dechrau am 10.00 a.m. Gofynnodd y Cadeirydd i'w phapurau gael eu hanfon ymlaen ati cyn gynted ag y bo modd gan na fyddai ar gael yn ystod yr wythnos cyn y cyfarfod.

8/6/2006