COMISIWN FFINIAU LLYWODRAETH LEOL I GYMRU
CYFARFOD A GYNHALIWYD AM 10.30AM DDYDD MERCHER 21ain
MAI 2003 YN NHŶ CARADOG, ST ANDREWS PLACE, CAERDYDD
Yn bresennol:
Y Comisiwn
Mrs Susan Smith (Cadeirydd), Mr John Davies (Dirprwy Gadeirydd), Mr Dennis Roberts (Aelod)
Ysgrifenyddiaeth
Mr Edward Lewis (Ysgrifennydd), Mr Steve Halsall, Mr Clive Chapman, Mr Dave Carr
1. Cofnodion cyfarfodydd y Comisiwn a gynhaliwyd ar 17eg Mawrth ac 8ed Ebrill 2003
1.1 Cytunwyd ar y rhain.
2. Materion yn Codi
2.1 Hyfforddiant Comisiynwyr
2.1.1 Nodwyd y dylai'r cofnodion blaenorol fod wedi cyfeirio at Gynhadledd Flynyddol Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru ar y 3ydd a'r 4ydd Medi 2003, lle mae'r Comisiynwyr wedi cytuno i fod yn bresennol.
2.1.2 Cytunwyd y dylid trefnu cyfarfod o'r Comisiwn oddeutu'r un dyddiadau â'r Gynhadledd hon.
2.1.3 Nodwyd hefyd bod dwy gynhadledd ar gyfer Cymdeithasau Tref a Chymunedau Cymru yn eu tro a allai fod o ddiddordeb i'r Comisiynwyr eu mynychu, er y gallai'r cyrff hyn fod yn ymuno cyn bo hir, a gallai'r trefniadau ar gyfer eu cynadleddau newid.
2.2 Technoleg Gwybodaeth
2.2.1 Nodwyd er bod y system gyfrifiaduron newydd wedi cael ei gosod yn ei lle, bod rhai problemau, megis yr anallu i lwytho ffotograffau o gamera digidol, yn dal i fodoli. Adroddwyd bod y materion hyn yn cael eu datrys.
2.2.2 Nodwyd mai mater arall oedd heb ei ddatrys oedd trosglwyddo Gwasanaethydd y Comisiwn i Dy Caradog, a fyddai'n lleddfu'r oedi mewn cyfathrebu gwybodaeth i gyfrifiaduron pen-desg. Disgwylir ymweliad gan adran Letya'r Cynulliad i asesu gwaith adferol, y byddai angen ei wneud cyn y gallent wneud cais i Landlord Ty Caradog am ganiatâd i wneud y gwaith. Hyd yn hyn, ni dderbyniwyd amserlen gan y Comisiwn.
2.2.3 Unwaith y caiff y gwaith adferol ei gwblhau, gallai'r Gwasanaethydd gael ei drosglwyddo i Dy Caradog.
2.3 Arolwg o'r Ffiniau rhwng Bwrdeistref Sirol Castell-nedd Port Talbot a Sir Powys yn ardal Cwm-twrch - Adroddiad ar y Cynigion Terfynol
2.3.1 Nodwyd bod yr adroddiad cynigion terfynol gyda'r argraffwyr ar hyn o bryd ac y câi ei gyhoeddi erbyn diwedd mis Mai 2003.
2.4 Arolwg o'r Ffin yn Ardal Aberhonddu
2.4.1 Datganwyd pryder ynglyn â'r amser yr oedd yn ei gymryd i ddechrau'r arolwg hwn. Cafwyd ar ddeall bod cytundeb blaenorol yn nodi bod cyfnod o 4 mis ar gael i gynnal yr arolwg Cymuned. Cytunwyd y byddai'r Ysgrifenyddiaeth yn adrodd yn ôl os oedd yr amserlen hon yn gywir. Roedd yr Ysgrifenyddiaeth wedi trefnu arolwg i ddechrau ym mis Gorffennaf 2003 er mwyn osgoi gwrthdaro â phrosiectau eraill y Comisiwn a gwaith Seneddol sy'n cael ei wneud gan yr Ysgrifenyddiaeth ar hyn o bryd.
2.4.2 Nodwyd bod ymweliad safle â'r ardal dan sylw wedi cael ei gynnal ar 19 Mai 2003.
2.5 Data Ffiniau Wardiau Cymunedol
2.5.1 Yn dilyn ymholiadau cychwynnol a wnaed i awdurdodau lleol gan y Comisiwn mewn cysylltiad ag unrhyw ddata sydd gan yr awdurdodau, nodwyd mai dim ond pump o'r ddau awdurdod ar hugain oedd wedi ymateb.
2.5.2 Cytunwyd y dylid ysgrifennu at yr awdurdodau eto, ac y dylid ceisio cymorth Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru i ganfod lefel y data sydd gan yr awdurdodau a'u cymorth i ddiweddaru'r data unwaith y bydd ar gael yn ganolog.
2.5.3 Cytunwyd y dylai'r Ysgrifennydd geisio cysylltu â Phrif Weithredwr Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru i ofyn am eu cefnogaeth i gasglu'r wybodaeth a'r cymorth.
2.5.4 Unwaith y daw'r wybodaeth i law gan y Cynghorau, byddai achos busnes yn cael ei gyflwyno i Lywodraeth y Cynulliad ar gyfer ariannu contractwyr i wneud y gwaith o gasglu'r data. Câi'r contractwyr eu penodi yn dilyn proses dendro.
3. Arolwg o'r Ffiniau rhwng Sir Gaerfyrddin a Bwrdeistref Sirol Castell-nedd Port Talbot yn ardal Cwmllynfell - Y Wybodaeth Ddiweddaraf ar Lafar
3.1 Cadarnhawyd mai er lles trigolion y cymunedau lleol y trefnir y cyfarfod ar gyfer y 19eg Mehefin 2003. Diben y cyfarfod fyddai hysbysu'r trigolion lleol o'r dewisiadau cyfredol o gynigion ac ateb cwestiynau am y cynigion hyn.
3.2 Cytunwyd y byddai'r Comisiynwyr ar gael i gwrdd â'r cynghorau cymuned a'r prif awdurdodau yn ystod prynhawn y 19eg Mehefin 2003. Byddai llythyrau yn cael eu hanfon at y cyrff hyn yn eu gwahodd i fod yn bresennol yn y prynhawn.
3.3 Nodwyd mai arbrawf yw'r arfer presennol o anfon llythyrau at yr holl drigolion er mwyn mynd i'r afael â beirniadaeth flaenorol gan drigolion a oedd yn honni nad oeddynt yn ymwybodol o'r arolwg. Nodwyd hefyd bod Neuadd Mileniwm Cwmllynfell wedi cael ei llogi i gynnal y digwyddiad.
4. Arolwg o'r Ffiniau rhwng Cymunedau Dyffryn Clydach a Blaenhonddan ym Mwrdeistref Sirol Castell-nedd Port Talbot - Y Wybodaeth Ddiweddaraf ar Lafar
4.1 Nodwyd bod Cyngor Bwrdeistref Sirol Castell-nedd Port Talbot wedi cytuno i ddarparu cynlluniau o'r ardal sy'n cael ei datblygu gerllaw'r Ffin gymunedol newydd arfaethedig. Disgwylid y cynlluniau hyn erbyn 23ain Mai 2003.
4.2 Cytunwyd i adolygu'r sefyllfa unwaith y byddai'r cynlluniau hyn wedi dod i law.
5. Cynllun Iaith Gymraeg - Adroddiad Blynyddol 2002/2003
5.1 Cytunwyd i dderbyn yr Adroddiad Blynyddol ar gyfer Cynllun Iaith Gymraeg y Comisiwn. Byddai'r adroddiad nawr yn cael ei gyfieithu cyn cael ei gyflwyno i Fwrdd yr Iaith Gymraeg i'w gymeradwyo.
6. Unrhyw Fater Arall
6.1 Arolwg o Drefniadau Teithio ar y Trên
6.1.1 Yn dilyn cyngor gan y cwmni sy'n cyflenwi tocynnau trên ymlaen llaw i'r Comisiwn, nad yw'r gwariant presennol yn cyfiawnhau cyfleuster credyd gyda'r cwmni, cafwyd cyngor gan y Swyddfa Archwilio Genedlaethol y byddai'n ddoeth i'r Comisiwn gael cerdyn credyd corfforaethol at ddibenion prynu tocynnau teithio ar y trên a thocynnau teithio eraill.
6.1.2 Cytunwyd y dylid ceisio cyngor gan Is-adran Atebolrwydd Ariannol y Cynulliad ar eu harfer gorau o ran defnyddio cardiau credyd corfforaethol a'r goblygiadau o ran rheoli risg.
6.2 Adroddiad Monitro Cyllidebau
6.2.1 Trafododd y cyfarfod faterion oedd yn gysylltiedig â derbyn anfonebau yn hwyr ynghyd â materion eraill oedd yn ymwneud â chontract Siemens.
6.2.2 Nodwyd bod y Swyddfa Archwilio Genedlaethol wedi cymeradwyo talu anfoneb a gyflwynwyd fel llungopi gan ei fod yn dystiolaeth nad oedd y Comisiwn wedi derbyn y gwreiddiol.
6.2.3 Nodwyd y byddai cais am ganiatâd i drosglwyddo symiau bach o arian rhwng cyllidebau cyfalaf a rhaglenni yn cael ei gyflwyno i'r Cynulliad.
6.2.4 Cytunwyd ar y papur.
6.3 Ymarferion Rhannu Contractau a Thendrau
6.3.1 Nodwyd bod cyngor wedi dod i law gan y Swyddfa Archwilio Genedlaethol y byddai'n synhwyrol i'r Comisiwn Ffiniau Llywodraeth Leol i Gymru rannu contractau gyda'r Comisiwn Ffiniau (Seneddol) i Gymru gan eu bod yn rhannu yr un Ysgrifenyddiaeth.
6.3.2 Cytunwyd y dylai memorandwm cytundeb gael ei lunio i ffurfioli'r cytundeb hwn, ac y dylai Cadeirydd y Comisiwn Ffiniau Llywodraeth Leol i Gymru a Dirprwy Gadeirydd y Comisiwn Ffiniau i Gymru ei lofnodi. Byddai'r cytundeb hwn o gymorth wrth ddarparu llwybr archwilio pe bai contractau o'r fath yn destun archwiliad beirniadol.
6.3.3 Y contract cyntaf i ddod o dan y cytundeb hwn fyddai'r Contract Gwasanaethau Cyfreithiol sydd wedi ei roi ar dendr ar hyn o bryd.
6.3.4 Gan y byddai wedi bod yn amhriodol i'r dogfennau tendro gael eu gwirio gan ein contractwyr gwasanaethau cyfreithiol presennol nodwyd bod Swyddfa Cydymffurfio y Cynulliad wedi eu cymeradwyo.
6.4 Byrddau Iechyd Lleol
6.4.1 Nodwyd bod y Cynulliad wedi gwneud cais i'r Comisiwn ymgynghori â Byrddau Iechyd Lleol mewn cysylltiad ag ymarferion arolwg ffiniau yn y dyfodol gan fod ardaloedd gweinyddol y Byrddau yn cwmpasu yr un ffiniau ag Awdurdodau Unedol.
6.4.2 Cytunwyd y byddai'r Byrddau Iechyd Lleol yn cael eu hychwanegu at y rhestr ddosbarthu ar gyfer arolygon y Comisiwn.
6.5 Cyfarfod Blynyddol
6.5.1 Cytunwyd i wahodd Gweinidog newydd y Cynulliad sydd â chyfrifoldeb dros Gyllid, Llywodraeth Leol a Gwasanaethau Cyhoeddus i annerch Cyfarfod Blynyddol 2003.
6.5.2 Os cytuna'r Gweinidog i annerch y cyfarfod, cytunwyd y dylai amser dechrau'r cyfarfod gael ei ddwyn ymlaen er mwyn galluogi'r Gweinidog i fynychu cyfarfod llawn y Cynulliad y prynhawn hwnnw.
6.6 Arolwg o'r Ffin yn Ardal Cymunedau Bracla a Choity Uchaf
6.6.1 Nodwyd y byddai'r arolwg o'r ffin yn ardal cymuned Bracla yn dechrau ym mis Mehefin 2003.
7. Dyddiad y Cyfarfod Nesaf
7.1 Cynhelir y cyfarfod nesaf ddydd Gwener 20fed Mehefin 2003. Byddai'r cyfarfod yn dechrau yn dilyn cwblhau cyfarfod o'r Pwyllgor Archwilio sydd wedi ei drefnu ar gyfer y diwrnod hwnnw.